Заполнять документацию гораздо легче, если сразу пользоваться самокопирующейся бумагой, тогда при переводе больного в отделениях и операционных будут оставаться копии записей, из которых составляют отчеты и общие списки. В больнице должна быть определенная форма, по которой составляются списки и отчеты по оказанию помощи при массовых катастрофах. Два — три раза в год составление списков отрабатывают на обычных экстренных больных, поступающих в больницу. Таким образом канцелярские работники больницы могут обработать большой объем информации в условиях напряженной работы при массовом поранении. Массовые катастрофы вызывают бурные эмоции и стрессы среди населения. Одной из задач медиков является уменьшение тревоги среди населения благодаря быстрой и точной информации о состоянии пострадавших. Весьма полезно организовать большое централизованное бюро справок, руководимое полицией. Чем больше людей удастся убедить пользоваться централизованным бюро справок, тем меньше будут отвлекаться сотрудники больницы от выполнения своих непосредственных обязанностей. Централизованное полицейское бюро справок объявляет своп телефоны по радио и по телевидению. Больница обязана как можно раньше в как можно точнее составить списки больных и передать их в централизованное бюро. Местные органы здравоохранения решают, передают ли больницы списки в бюро непосредственно или направляют их через орган здравоохранения, где описки координируются. Самое важное — передать списки как можно скорее, иначе родственники пострадавших начнут звонить прямо в больницы, дезорганизуя их работу. Запросы со стороны средств массовой информации направляют к главному врачу или к ответственному администратору больницы. Поскольку все сведения больница передает местным органам здравоохранения и полиции, большую часть запросов можно направлять в эти учреждения.