В очень больших больницах обычно достаточно персонала, который работает (или работал) в отделении экстренной помощи, поэтому ответственным врачу и сестре этого отделения не приходится долго объяснять вновь вызванным их задачи и обязанности, достаточно простейших словесных инструкций. В небольших районных больницах при оказании экстренной помощи приходится использовать довольно много людей, которые ее раньше не оказывали, работают в другой области и не очень четко представляют свои обязанности. В такой ситуации предложено использовать систему Карточки действий [Savage, 1972]. В крупных больницах план помощи при экстренных массовых поражениях должен включать прежде всего списки обязанностей руководителей и организаторов помощи, телефониста и 1-2 ключевых сотрудников. Эти должностные инструкции являются на практике такими же карточками действий. Правильное ведение документации крайне важно в целях: 1) предотвращения ошибок в установлении личности больного при рентгеновских исследованиях, переливания крови и других процедурах; 2) своевременного информирования родственников и общества; 3) создания базы данных для последующих отчетов и расследований. В каждой больнице существует собственная система документации. В условиях массового поступления пострадавших приходится оформлять истории болезни в смотровых кабинетах, а не доставлять больных к столу регистратора. Вместо заполнения на машинке в экстренных ситуациях историю болезни заполняют шариковой ручкой. Регистратор должен заполнять паспортные данные больного в 2 экземплярах, из вторых экземпляров составляя сразу список поступающих больных. После осмотра больного врачами история болезни возвращается к регистратору, который вносит сведения о больном в список больных (диагнозы, отделение, куда направлен больной, и состояние больного: критическое, серьезное или удовлетворительное) .